Главная страница / 32. Модели данных в информационных систе...: 32.5. Общие сведения о MS...

32.5. Общие сведения о MS Access

← 32.4. Нормализация отношений 32.6. Приложение →

MS Access – это система управления реляционными БД, предназначенная для работы на автономном ПК или в локальной вычислительной сети под управлением MS Windows. Это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. Средствами Access можно проводить несколько операций.

  1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц с разными типами данных.
  2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
  3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
  4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов, отчетов), с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции:  
    • оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы);
    • соединение данных из различных таблиц, проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
    • составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.

Рассмотрим базовую схему работы с СУБД MS Access.

Запуск и завершение работы СУБД MS Access проводится любым из стандартных способов, предусмотренных в среде Windows. Объектом обработки MS Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение .DBF. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Определим эти объекты.

Таблицы – список данных одной категории. Информация, как уже было сказано, записывается в поля, которые упорядочены в виде строк и столбцов. Таблица – исходный объект Access, все остальные объекты – производные.

Запросы – отображение информации из одной или нескольких таблиц, отобранной на основании некоторых критериев. Запись критерия может быть сохранена для последующего использования. Результат запроса можно представить в виде таблицы и использовать в качестве основы для других таблиц, форм или запросов.

Формы – специальное представление таблицы или нескольких таблиц, предназначенное для ввода данных. Форма не является самостоятельным объектом Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Отчеты предназначены для вывода подготовленных или отформатированных данных, которые отобраны из запросов или таблиц. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют и печатают информацию.

Макросы автоматизируют часто выполняемые действия (это специальным образом оформленный набор макрокоманд: ОткрытьФорму или ПечататьОтчет, другими словами, программа выполнения какого-либо действия).

Модули – программы, написанные на языке программирования MS Access. Каждый объект Access имеет имя. С каждым объектом мы работаем в отдельном окне. После загрузки MS Access ожидает одного из следующих распоряжений:

  • создать новую БД, т.е. файл с расширением DBF;
  • открыть существующую БД.

Создание БД. После выбора команды Файл → оздать на экране появляется стандартное окно, в котором надо указать имя создаваемого файла БД. Создав файл, Access открывает пустое окно БД, в котором в дальнейшем будут проводиться все операции по созданию и манипулированию объектами БД.

Открытие БД. После выбора команды Файл → Открыть на экране появится окно, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла БД. Access – многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна БД. В окне БД находится перечень существующих объектов БД: таблиц, запросов и т.д. С окном любого объекта можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, менять макет объекта – изменить макет таблицы).

Кроме вышеперечисленных в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно, – схема данных. В этом окне мы создаем, просматриваем, изменяем и разрываем связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

← 32.4. Нормализация отношений 32.6. Приложение →