Главная страница / 16. Электронные таблицы : 16.1. Назначение электрон...
16.1. Назначение электронных таблиц
| ← 15.4. Контрольные вопросы и задания | 16.2. Использование формул на примере MS Excel 2003 → |
Электронные таблицы (табличные процессоры) – это специальный вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для автоматизации табличных расчетов.
Для персональных компьютеров разработано несколько табличных процессоров, например Lotus 1-2-3, Open Office org. Calc., Supercalc и Quattro Pro, но, пожалуй, одним из самых популярных на сегодняшний день является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office. Табличные процессоры имеют довольно широкую область применения: от инженерных расчетов и математического моделирования процессов, до расчетов заработной платы сотрудникам и экономической эффективности экономических проектов.
Основными функциями табличных процессоров являются создание, редактирование, оформление и печать электронных таблиц; работа с электронными таблицами как с базами данных; сортировка таблиц, выборка данных по запросам; создание итоговых и сводных таблиц; построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами; решение оптимизационных задач; решение экономических задач типа «что – если» путем подбора параметров; статистическая обработка данных и т.д.
Файл электронной таблицы называется книгой. Книга состоит из листов, каждый из которых представляет собой таблицу, состоящую из столбцов и строк (рис. 16.1).
Рис. 16.1. Внешний вид рабочей книги в MS Excel
Заголовки столбцов обычно обозначаются латинскими буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т. п.), заголовки строк – числами (от 1 до 65536). Пользователю предоставляется возможность работы как с одной, так и с несколькими книгами. Место пересечения столбца и строки называется ячейкой таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, (например, A1).
Ячейка, с которой в данный момент производятся какие-то действия, называется активной. Ячейки могут содержать различные значения, которые можно добавлять, форматировать, сортировать, анализировать и представлять в виде диаграмм самых различных видов. В ячейки листа можно включать Гиперссылки для обращения к другим файлам на жестком диске или в Интернете.
Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.
Числа в электронных таблицах записываются в обычном числовом или экспоненциальном формате, они могут быть как положительными, так и отрицательными, при представлении числа возможно обеспечение определенной степени точности.
Текстом в электронных таблицах называется любая последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов. Данные текстового типа обычно используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.
Формула в электронной таблице – это выражение, состоящее из операндов, для определения некоторого значения. Тип этого значения зависит от типа операндов выражения (числа, текст, логические значения, математические и реляционные операторы, встроенные в пакет прикладной программы функции и т.д.).
Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков.
Список – набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата (например, список сотрудников фирмы, список товаров на складах, список номеров телефонов и адресов абонентов).
В списках количество столбцов должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять, удалять или переставлять строки таблицы или записи списка. К средствам электронных таблиц, предназначенным для обработки и анализа данных в списке, относятся Сортировка и Фильтрация.
Сортировка – это выстраивание данных в определенном порядке либо по возрастанию (от меньшего к большему, по алфавиту (от А до Я) или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки), либо по убыванию (рис.16.2). Сортировки могут быть вложенными, т. е. возможно сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.
Рис. 16.2. Внешний вид диалогового окна «Сортировка диапазона» в MS Excel
В электронных таблицах можно осуществлять выборку подмножества данных из списка в соответствии с указанным условием или несколькими условиями – фильтрами (автофильтром или расширенным фильтром). При фильтрации записи, которые не отвечают заданным критериям выборки, скрываются. По отдельному столбцу можно указать следующие условия: значение – будут выбраны только те записи, которые в данном столбце содержат указанное значение; первые десять; все – выбираются все записи без ограничений; условие – выбираются по заданному условию.
Автофильтр можно применять к любому количеству столбцов и таким образом осуществлять последовательную фильтрацию. Для этого следует отфильтровать список сначала по одному полю, затем полученный усеченный список – по другому полю и т.д.
Расширенный фильтр позволяет формировать множественные критерии выборки и осуществлять более сложную по сравнению с Автофильтром фильтрацию данных электронной таблицы с заданием набора условий отбора по нескольким столбцам. В отличие от автофильтра критерии расширенного фильтра формируются и располагаются в области рабочего листа. Для того чтобы работатьу с расширенным фильтром, необходимо выделить исходный диапазон, интервал критериев, в который одновременно заносятся все условия фильтрации по всем необходимым полям, и задать адрес ячейки, начиная с которой будет размещен отфильтрованный список (рис.16.3.).
Рис. 16.3. Внешний вид диалогового окна «Расширенный фильтр» в MS Excel
Электронные таблицы – удобное средство построения диаграмм или графиков, используемых для визуализации полученных результатов расчетов. С помощью диаграмм существенно упрощается процесс анализа зависимостей между различными показателями, представленными в таблице, влияния одних данных на другие; повышается наглядность представления данных. Диаграммы можно создать с помощью мастера диаграмм или используя команду Тип диаграммы и помещая их как на отдельном листе, так в качестве внедренного объекта на лист с данными (рис.16.4).
Рис. 16.4. Внешний вид диалогового окна «Мастер диаграмм» в MS Excel
Основные компоненты диаграмм
- Тип диаграммы. Выбор типа диаграммы зависит от характера данных. Для изменения существующей диаграммы можно легко выбрать нужный тип в списке стандартных или пользовательских типов диаграмм. Например, в MS Excel используются 20 стандартных типов диаграмм, все они могут быть плоскими, а девять из них могут быть представлены в объеме, каждый из типов имеет несколько подтипов.
Гистограмма представляет изменения в течение некоторого времени или соотношение компонентов. Имеет 7 подтипов.
Линейчатая диаграмма отображает отдельные значения в определенный момент времени или соотношение компонентов. Имеет 6 подтипов.
График демонстрирует тенденции или реальное изменение данных за равные промежутки времени. Имеет 7 подтипов.
Круговая диаграмма показывает соотношение частей и целого. Отображает только один ряд данных, так как каждый ее сектор представляет один элемент ряда. Имеет 6 подтипов.
Точечная диаграмма показывает взаимосвязь числовых значений в нескольких рядах или представляет две группы чисел в виде одного ряда в координатах ХУ. Имеет 5 подтипов.
Диаграмма с областями представляет отношение величин в течение некоторого времени, похожа на график, но она демонстрирует объем изменений. Имеет 6 подтипов.
Кольцевая диаграмма похожа на круговую. Может отображать несколько рядов данных. Имеет 2 подтипа.
Лепестковая диаграмма отображает изменения или частотность рядов данных по отношению к центральной точке и одного ряда к другому. Имеет 3 подтипа.
- Исходные данные диаграммы. Задаются ссылкой на соответствующий диапазон. Исходные данные разбиваются по рядам (множество значений одного параметра), состоящих из точек (конкретных значений параметра).
- Заголовки диаграммы — это поля надписей, которые можно перемещать, форматировать и редактировать после создания диаграммы. Пользователь может задать заголовок диаграммы и каждой из ее осей. При выводе текста в диаграмме Excel используют установленные по умолчанию шрифт, выравнивание и расположение.
- Таблица данных — это таблица значений, которые используются при построении диаграммы. Добавление производится с помощью вкладки Таблица данных третьего окна диалога мастера диаграмм. С помощью команд форматирования можно изменить тип линии и шрифт, используемые в таблице данных.
- Оси диаграммы. Количество осей определяется типом диаграммы. Пользователь может контролировать вывод осей на диаграмме.
- Линии сетки — это горизонтальные или вертикальные линии, которые помогают определить положение маркеров данных относительно шкал осей. В большинстве типов диаграмм Excel по умолчанию используется сетка определенного вида. Основные линии сетки продолжают основные деления шкалы, а промежуточные линии сетки – промежуточные деления.
- Легенда диаграммы — это заголовки рядов, размещаемые по умолчанию в правой части диаграммы. Выбор заголовков рядов производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов. В противном случае ряды именуются как Ряд1, Ряд 2 и т. д.
- Заголовки значений. Идентифицируют точки в рядах данных. Выбор заголовков значений производится автоматически, если в выделенный диапазон включены заголовки строк и столбцов.
- Подписи данных — это различного типа подписи, присоединяемые к маркерам данных и показывающие значения каждой точки.
| ← 15.4. Контрольные вопросы и задания | 16.2. Использование формул на примере MS Excel 2003 → |